CC BY
6С.А. Власова, Н.Е. Каленов, Е.В. Кочукова*
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ, ЗАКАЗА И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ КНИГ, ПОДГОТОВЛЕННЫХ ПРИ ПОДДЕРЖКЕ РФФИ
Рассматривается разработанная в БЕН РАН интернет-система для распределения части тиража научных изданий, подготовленных при поддержке РФФИ, между научными организациями России. Система обеспечивает информирование пользователей об изданиях, формирование заказов, подготовку необходимой документации и получение различных справок.
Ключевые слова: РФФИ; БЕН РАН; автоматизированная система; Интернет; базы данных.
Российский фонд фундаментальных исследований (РФФИ) (1) поддерживает своими грантами проекты, представленные по 16 видам конкурсов. Один из них - «Конкурс РФФИ по изданию научных трудов, являющихся результатом реализации поддержанных Фондом научных проектов». По условиям предоставления грантов по этому конкурсу руководители проектов обязуются после выхода из печати изданий предоставить часть тиража уполномоченным РФФИ организациям для последующего распространения между российскими вузами и научными учреждениями. Организацией, распределяющей такие издания между вузами, является коллектор при РГГУ. Второй организацией, направляющей издания в научные учреждения, с мая 2012 г. стала Библиотека по естест-
* Власова Светлана Александровна - кандидат технических наук, ведущий научный сотрудник БЕН РАН. E-mail: svlasova@benran.ru; Каленов Николай Евгеньевич- доктор технических наук, профессор, директор БЕН РАН. E-mail: nek@benran.ru; Кочукова Елена Викторовна - заместитель директора БЕН РАН. E-mail: koolexpert@benran.ru
114
венным наукам (БЕН) РАН. В соответствии с договором, заключенным между РФФИ и БЕН, последняя принимает на себя следующие обязательства:
• информировать заинтересованные организации (путем размещения соответствующей информации на специальном сайте) об изданиях, готовящихся к выпуску (на основании получаемой от РФФИ информации о поддержанных проектах);
• принимать от издательств установленное РФФИ количество экземпляров (в настоящее время - 40) вышедших из печати изданий и отражать их поступление на сайте;
• составлять научное описание всех поступивших от гранто-держателей изданий (с индексированием по системе УДК и указанием, что издание опубликовано при поддержке РФФИ) и отражать их в электронном каталоге БЕН РАН;
• обеспечивать постоянное хранение в своих фондах по крайней мере одного экземпляра всех переданных изданий, подготовленных при финансовой поддержке Фонда; предоставлять их читателям Библиотеки и абонентам МБА;
• организовывать прием заказов на издания от научных организаций и библиотек;
• распространять (включая почтовую рассылку) печатную продукцию, полученную от грантодержателей, заинтересованным организациям в соответствии с их заказами.
Для решения всего комплекса задач, предусмотренных договором с РФФИ, в БЕН РАН разработана специальная автоматизированная интернет-система. Система реализована на основе технологии Microsoft ASP.NET 4 на платформе Microsoft.NET Framework в среде разработки Microsoft Visual Studio 2010 с использованием языка программирования C#. Базы данных системы поддерживаются Microsoft SQL Server 2008. Работа пользователей с системой осуществляется при помощи стандартных интернет-браузеров.
Система состоит из двух взаимосвязанных блоков - административного и пользовательского. В системе создаются и поддерживаются базы данных организаций (заказчиков изданий) и научных изданий.
База данных организаций содержит следующие поля:
• полное название организации;
• сокращенное название организации;
• почтовый адрес;
• телефон;
• адрес электронной почты;
115
• фамилия, имя и отчество ответственного лица;
• данные договора с БЕН РАН;
• тип организации (вуз, НИУ РАН, библиотека и т.п.);
• способ отправки заказанных изданий (самовывоз, отправка по почте, отправка через транспортные компании);
• логин и пароль для доступа к пользовательскому блоку.
Программное обеспечение позволяет администратору вводить информацию о новых организациях, редактировать поля базы данных, проводить поиск по любому полю и их сочетаниям, получать статистические данные по различным параметрам.
База данных изданий содержит следующие поля:
• библиографическое описание издания;
• аннотация;
• сведения об авторе (руководителе проекта РФФИ);
• тематика издания;
• номер гранта РФФИ, поддержавшего публикацию издания;
• количество полученных экземпляров;
• номер технологического места хранения поступившего издания в БЕН РАН;
• идентификатор издания в системе «Библиобус».
Система «Библиобус» - это комплексная автоматизированная
система БЕН РАН, обеспечивающая автоматизацию всех технологических процессов по «пути книги» для непериодических изданий (2). Тематика издания указывается в соответствии с рубрикатором РФФИ:
01. Математика, механика, информатика;
02. Физика, астрономия;
03. Химия и наука о материалах;
04. Биология и медицинская наука;
05. Науки о Земле;
06. Науки о человеке и обществе;
07. Информационные технологии и вычислительные системы;
08. Фундаментальные основы инженерных наук.
По договору с РФФИ последний передает в БЕН РАН информацию по мере поддержки издательских проектов в формате Ехсе1-таблицы, содержащей данные по проекту, которыми располагает РФФИ:
• номер проекта;
• руководитель проекта;
• название проекта.
116
Эта информация автоматически загружается в базу данных изданий и становится доступной для авторизованных пользователей.
При поступлении изданий от грантодержателя в БЕН РАН первый экземпляр каждого издания направляется на автоматизированную обработку по технологии, принятой в БЕН РАН. В результате обработки в системе «Библиобус» формируется полное библиографическое описание издания (с указанием в примечании, что оно подготовлено при поддержке РФФИ) и набор его отсканированных страниц (обложка, титульный лист, аннотация, оглавление). После обработки издания его идентификатор (сформированный в базе данных «Библиобус») вводится в базу данных изданий, что позволяет в дальнейшем организациям-заказчикам знакомиться с библиографическим описанием и отсканированными страницами издания.
Для просмотра информации и заказа изданий организация-заказчик входит в пользовательский блок системы под своим логином и паролем. Система предоставляет возможность работы как со всей новой информацией об изданиях (которые организация еще не заказывала), так и выборочно по тематическим разделам (в соответствии с верхним уровнем рубрикатора РФФИ).
Рядом с каждым описанием находятся дата размещения информации об издании в системе, а также образ обложки издания. Щелчок «мыши» на картинке позволяет пользователю просматривать образы всех отсканированных страниц издания.
Выбрав издание для заказа, пользователь должен перейти по ссылке «Заказать», которая находится под описанием издания, и ввести необходимое количество экземпляров. В системе организован автоматический контроль количества заказанных экземпляров: общее число заказанных организациями экземпляров не должно превышать количества имеющихся экземпляров данного издания. После того как количество доступных экземпляров будет исчерпано, прием заказов на данное издание прекратится. В любой момент времени до отправки ему изданий пользователь имеет возможность просмотреть и скорректировать свои заказы. Кроме того, если организации уже отправлен заказ, а ей необходимо еще заказать экземпляры уже отправленного ей издания, то система позволяет сформировать дополнительный заказ (в том случае, если еще остались экземпляры необходимого издания).
Максимальный срок приема заказов на каждое издание шесть месяцев. После истечения данного срока издание перестает быть доступным для заказа, а невостребованные экземпляры передаются грантодержателю.
117
В процессе подготовки к отправке заказанных изданий в системе формируется расходный акт. Акт содержит следующие данные о заказанных изданиях: библиографическое описание издания, количество заказанных экземпляров, место хранения, общее количество заказанных экземпляров. Вверху акта распечатывается его штрих-код, автоматически формируемый системой. При отправке партии изданий сотрудник Библиотеки считывает при помощи сканера штрих-код с соответствующего акта, в результате чего на электронный адрес организации-заказчика, содержащийся в базе данных, автоматически передается сообщение о выполнении заказа.
Администратор системы имеет возможность получать всю необходимую для РФФИ и БЕН РАН справочно-статистическую информацию о поступивших и распределенных изданиях.
Система функционирует в технологическом режиме в БЕН РАН с июня 2012 г. На конец 2012 г. в ней зарегистрировано 20 организаций-заказчиков, которым предоставлено для заказа более 200 изданий.
Литература
1. Российский фонд фундаментальных исследований [Электронный ресурс]. -Режим доступа: http://www.rfbr.ru
2. Васильев А.В. Функциональные особенности АИБС «Библиобус» // Новые технологии в информационно-библиотечном обеспечении научных исследований: Сб. науч. тр. - Екатеринбург, 2010. - С. 95-99.
118
