Автоматизация учета деятельности кафедры в АГТУ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Микульский М.И. , Будкарь Е.А. АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАФЕДРЫ В АГТУ

Рассмотрены основные направления деятельности кафедры университета, описаны процессы составления расписания и распределения премий между сотрудниками кафедры, выполнен анализ предлагаемых на рынке информационных систем и обоснована необходимость разработки новой системы, для которой построены модели процессов и данных.

Переход России на путь инновационной и инвестиционной стратегии развития экономики, повышения качества услуг и разрабатываемых технологий требует существенных изменений в организации управления деятельностью хозяйствующих субъектов. Высшие учебные заведения не могут быть в стороне от этих процессов и должны соответствовать потребностям развития отраслей экономики регионов. Главным приоритетом высшей школы было всегда и сейчас является высокое качество подготовки специалистов.

В настоящее время необходимым условием для успешного функционирования высших образовательных учреждений становится разработка, внедрение и сопровождение информационных систем, обеспечивающих эффективное функционирование всех внутренних процессов.

Одним из основных подразделений ВУЗа, отвечающих за предоставление образовательных услуг, является кафедра.

В деятельности кафедры можно выделить три основных направления:

научная работа, включающая составление отчетов по научно-исследовательской работе и учет работы аспирантов и докторантов;

руководство персоналом, подразумевающее учет нарушений дисциплины преподавательского состава и распределение премий между сотрудниками кафедры;

учебно-методическая работа, включающая распределение нагрузки, составление учебных планов, рабочих программ, расписания для преподавателей, дипломное проектирование, ведение протоколов заседаний кафедры и заседаний методического совета.

В данной работе приводится обзор только двух задач различных направлений деятельности кафедр Астраханского Государственного Технического Университета (АГТУ): процесса формирования расписания для

преподавателей (направление — учебно-методическая работа) и распределения надбавок между сотрудниками кафедры (направление — руководство персоналом).

Составление расписания в АГТУ осуществляется два раза в год, на каждый семестр (рис. 1). В начале учебного года на кафедрах составляется нагрузка для преподавателей. На основании нагрузки подготавливается документ, в котором указываются аудитории, предназначенные для проведения занятий по указанным дисциплинам. Данный документ используется учебным отделом для составления расписания занятий.

Учебный отдел формирует два вида расписания:

расписание по аудиториям, позволяющее отслеживать занятость аудиторий и перенос занятий из одной аудитории в другую, если в этом возникает необходимость;

расписание по группам, позволяющее студентам определить, где будут проходить их занятия и у какого преподавателя.

Расписание по группам сотрудники учебного отдела передают в деканат и вывешивают в вестибюле на первом этаже главного корпуса. После этого секретарь кафедры выписывает из расписания, составленного учебным отделом, расписание для конкретных преподавателей и набирает его в Word или Excel.

Рис. 1 Технология составления расписания

Для распределения надбавок сотрудникам кафедры в начале учебного года на каждую кафедру выделяется финансовый фонд.

Определенный процент из этого фонда (обычно около 30%) сразу выделяется на разовые выплаты. Разовые выплаты распределяются в конце каждого семестра между преподавателями и включают:

оплату за учебно-методические публикации;

оплату за замены;

оплату за кураторство;

оплату за нормо-контроль дипломного проектирования;

премию секретарю ГАК и ГЭК;

оплату за научные публикации;

оплату за проведение дополнительных мероприятий.

Оставшиеся средства составляют ежемесячные выплаты и распределяются на два семестра.

Средства, выделенные на каждый семестр делятся на две категории:

доплаты преподавателям с учетом коэффициента трудового участия, который определяется по нагрузке преподавателя;

доплаты обслуживающему персоналу, не зависящие от коэффициента трудового участия.

По результатам распределения надбавок заведующий кафедрой подготавливает ведомость на премии, которая передается в деканат.

С отрудник кафедры

Рис. 2 Технология распределения надбавок между сотрудниками кафедры

Неавтоматизированное составление указанных документов приводит к большим затратам времени и труда на их оформление, поиск и анализ, дублированию вводимой информации, ошибкам в расчетах, низкой степени защиты данных. Не эффективная работа кафедр может привести к потере квалифицированных кадров, снижению качества преподавания, популярности выпускаемой кафедрой специальности.

Для решения проблемы были выделены две альтернативы: приобретение готовой или разработка новой

информационной системы.

Результаты анализа предлагаемых на рынке информационных систем по заранее выделенным критериям были сведены в таблицу 1.

Таблица 1

Информационные системы Поддерживаемые функции Необходимость приобретения разного ПО Наличие системы помощи Экспорт во внешние форматы Возможность настройки параметров Стоимость (руб) Возможность доработки кода

Научная деятельность Учебно- методическая деятельность Работа с персоналом

Комплекс программ по составлению расписания - + - - + - + +

Расписание - + - + + + + 18900,00 -

Разработка автоматизированного рабочего места преподавателя Вуза - + - - - - - -

1С:ХроноГраф Расписание - + - + + - + -

Система «Университет» компании RWDLAB + + + + + + - -

Программа «Университет» - + - + + + + 18900,00 -

aSc Расписания - + - + - + + 5353,50 -

Расписание 98 - + - - + - - 6400,00 -

Расписание занятий - + - - + - + 8000,00 -

Составитель расписания - + - + + + + 3000,00 -

eAuthor - + - - + + + 22671,00 -

АСУ ВУЗ - + + + - - + -

АИСТ - + - - - + + +

Информационно-аналитическая система формирования кадрового потенциала и подбора персонала специалистов предприятий + + + +

Из таблицы видно, что почти все системы не универсальны и ограничиваются выполнением задач только одного из трех направлений работы кафедры. Многие системы имеют возможность поддержки разных операционных систем, но лишь часть из них позволяют осуществить экспорт во внешние форматы. Большинство рассмотренных систем позволяют осуществлять настройки параметров для вывода различных видов отчетности, однако возможности таких настроек весьма ограничены. Кроме того, только две системы могут быть модернизированы для учета специфики ВУЗа.

Разработка новой системы позволит учесть все заданные требования с минимальными затратами.

Поэтому на кафедре «Информационные системы» в АГТУ было принято решение самостоятельно разрабатывать информационную систему для учета деятельности кафедры.

Для описания проектируемой информационной системы были построены модели процессов (рис. 3) и дан-

Рис. 3 Контекстная диаграмма проектируемой системы

Работать с системой будет сотрудник кафедры. Роль сотрудника может выполнять секретарь, отвечающий за ввод и корректировку исходных данных, и заведующий кафедрой, который может просматривать и печатать отчеты.

Предусмотрено взаимодействие проектируемой системы с функционирующими подсистемами АСУ «ВУЗ» (АСУ «Нагрузка», «Деканат», «Расписание студентов», «Учебные планы»).

Система будет формировать следующие документы:

протоколы заседаний методического совета и кафедры;

рапорты о нарушениях трудовой дисциплины преподавателями;

индивидуальное и общее расписание для преподавателей, расписание консультаций и расписание студентов;

распоряжения на производственную практику;

отчеты о распределении премий;

отчеты о работе ГАК, ГЭК;

отчеты по научной работе - кафедральный отчет по НИР, отчет по НИР, депонируемый в ВИНИТИ и отчет по аспирантуре;

рабочие программы.

Система предусматривает использование клиент-серверной технологии, что позволит пользователям, имеющим различные права доступа осуществлять параллельную работу с БД.

Для эксплуатации информационной системы рабочие места, на которых осуществляется работа с программой, должны быть соединены локальной сетью и оснащены компьютерами со стандартной офисной конфигурацией.

Автоматизация кафедральных задач позволит: снизить трудоемкость и уменьшить время выполнения со-

трудниками поставленных задач, повысить скорость и качество работы, обеспечить удобство и комфорт в работе, морально удовлетворить сотрудников кафедры от выполнения больших объемов работ за короткие сроки, высвободить время сотрудников для выполнения других работ, повысить достоверность печатаемой информации.

ЛИТЕРАТУРА

1. Система менеджмента качества: (сборник нормативных документов) / Под общ. Ред. Д-ра хим. наук,

проф. Ю.Т. Пименова; ФГОУ ВПО «Астраханский государственный технический университет». - Астрахань:

Изд-во АГТУ, 2006. - 264 с. ISBN 5-8 9154-192-0

2. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных: пер. с англ./ К.Дж.Дейт. — 6-е изд. — М.; СПб. ;

Киев: Вильямс,2000. — 846с. — (Системное программирование). — ISBN 5-8459-0019-0.

3. Коннолли Томас. Базы данных: Проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика /

Коннолли Томас, Бегг Каролин; [пер. с англ. Р.Г. Имамутдиновой, К.А. Птицына ; под ред. К.А. Птицы

на].3-е изд. — М. [и др.]: Вильямс,2003. — 1439с. — ISBN 5-8 4 5 9-0527-3.

4. Информационные системы / Петров В.Н. — СПб.: Питер, 2002. — 688 с.: ил. ISBN 5-318-0 05 61-6

5. Дубейковский В.И. Практика функционального моделирования с AllFusion Process Modeler 4.1. Где? Зачем? Как? - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2004 - 464 с. ISBN 5-8 64 0 4-192-0