CC BY
47
УДК 330.322.05
АЧКАСОВА Л.М., канд. екон. наук; ГАШИНСЬКА А.О., студентка, Харювський нацюнальний автомобтьно-дорожнш унгверситет
АВТОМАТИЗАЦ1Я ШФОРМАЩЙНОÏ СИСТЕМИ СЛУЖБИ ЕКСПЛУАТАЦП АТП
Анотаця. У статт1 обговорюеться питання створення автоматизованог iнфор-мац1йно1 системи служби експлуатаци автотранспортного тдприемства за допомогою СУБД Microsoft Access. Цей тструмент надае ефективний набiр засобiв, яю дозволяють швидко оргатзувати облт даних, звттсть i стльний доступ до даних. Стаття метить описання крок1в та ыюстрацп результатiв створення тформацтног системи. У пропонова-нт програмi розроблет таблиц даних, в яких запропонована певна ïx оргатзащя та зв 'язки мiж таблицями, визначеш ди з даними, як необxiдно буде робити у процеа експлуатащХ бази даних, та визначена система звiтiв, що будуть виводитися на друк. Запропонована програма дозволяе користувачу самосттно вносити, за необxiдностi, корективи й доповнення безпосе-редньо в програму, значно тдвищуе шяидтсть обробки та обмту тформащею, дозволяе перейти до безпаперовоХ технологи, тдвищити оперативтсть прийняттяршень.
Ключовi слова: тформацтна система, база даних, служба експлуатаци АТП, СУБД Microsoft Access.
АЧКАСОВА Л.Н., канд. экон. наук; ГАШИНСКАЯ А.А., студентка, Харьковский национальный автомобильно-дорожный университет
АВТОМАТИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ СЛУЖБЫ ЭКСПЛУАТАЦИИ АТП
Аннотация.. В статье обсуждается вопрос создания автоматизированной информационной системы службы эксплуатации автотранспортного предприятия с помощью СУБД Microsoft Access. Этот инструмент предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и доступ к данным. Статья содержит описание шагов и иллюстрации результатов создания информационной системы. В предлагаемой программе разработаны таблицы данных, в которых предложена определенная их организация и связи между таблицами, определенные действия с данными, которые необходимо будет делать в процессе эксплуатации базы данных и определенная система отчетов, которые будут выводиться на печать. Предложенная программа позволяет пользователю самостоятельно вносить, при необходимости, коррективы и дополнения в саму программу, значительно повышает скорость обработки и обмена информацией, позволяет перейти к безбумажной технологии, повысить оперативность принятия решений.
Ключевые слова: информационная система, база данных, служба эксплуатации АТП, СУБД Microsoft Access.
L. ACHKASOVA, Cand. Sc. (Econ.); A. GASHYNSKA, Student, Kharkiv National Automobile and Highway University
AUTOMATION OF INFORMATION SYSTEM OF TRAFFIC DEPARTMENT AT A MOTOR TRANSPORT ENTERPRISE
Abstract. The issue of creation of an automated information system of traffic department at motor transport enterprise (MTE) with the aim of Microsoft Access DBMS is considered in the article. This tool provides a powerful set of options that allows you to organize data accounting, reports, and data access quickly. The article contains description of the steps and the illustrations of the results of an information system creation. The offered program has the developed data tables, which suggest their specific organization and connections between the tables, the specific actions with the data which will be necessary to do during the database operational process, and the specific reporting system, which will be printed. The offered program allows the users to make the adjustments and the additions to the program by themselves when it is necessary. Also it increases the speed of processing and exchange of information significantly; it allows to switch over to the paperless technology and increase the efficiency of decision-making.
Key words: information system, database, traffic department at motor transport enterprise, Microsoft Access DBMS.
Постановка проблеми. В останш десятилггтя шформацш роз-глядають як один з основних pecypciB розвитку сустльства, а шфор-мацшш системи та технологи - як засiб тдвищення продуктивност пращ та ефективност роботи персоналу. Сучасш темпи розвитку бiзнесy вантажоперевезень указують на необхщнють активного впро-вадження нових методiв роботи, що вщповщають зростаючим потребам споживачiв. У зв'язку з цим виникае необхщнють автоматизаци роботи служби експлуатаци тдприемства вантажоперевезень.
Практично всi шформащйт системи в наш час оргашзовують-ся на основi засобiв автоматики й обчислювально'1 техшки, тому ю-нуе широкий спектр програмних систем, як виpiшyють завдання електронно'1 обробки докуменлв. Створення цшсно'1 шформащйно'1 системи служби експлуатаци АТП з урахуванням багатьох конкрет-них фактоpiв ще'1 предметно'1 галyзi потребуе вивчення та аналiзy вже наявних програмних комплексiв, на пiдставi яких можна вико-нувати вдосконалення шформащйно'1 системи.
Анал1з останшх досл1джень i публ1кац1й. Питання розробки й дослщження iнфоpмацiйних систем знайшли вiдобpаження в роботах таких науковщв: О. Л. Голiцин, В.Н. Ветлинський, В.Ф. Ситник, А.М. Береза, 1.Ф. Рогач, але дослщження вчених ще'1 галyзi не
оxоплюють yсix аспектiв pозглянyтоï ^облеми, а саме специфiки автотpанспоpтниx тд^иемств.
Комплексна автоматизацiя автотpанспоpтного пiдпpиeмства впpоваджyeться шляxом yстановлення необxiдного пpогpамного за-безпечення i мiстить автоматизацiю бyxгалтеpськоï та податково'1 дiяльностi, а також yпpавлiнського облiкy.
Ваpтiсть yпpовадження системи автоматизаци ваpiюeться вiд 10 тис. до 1 млн ^н, залежно вщ складностi пpоектy, необxiдностi додатковж доопpацювань, pозpобки концепци впpовадження ^ое-кту до його початкy, теpмiнy впpовадження, кiлькостi pобочиx мiсць, що пiдлягають автоматизаци, пеpенесення в базу даниx до-вiдникiв та залишюв тощо [1].
Наслiдками автоматизаци тд^иемства будуть не лише усу-нення наявниx пpоблем, а й таю по^ащення:
- скоpочення витpат: автоматизащя допоможе виявити недо-лiки y веденш облiкy палива, запчастин, матеpiалiв, pемонтiв тощо;
- уся iнфоpмацiя пpо дiяльнiсть пiдпpиeмства локалiзyeться в одному мющ i може бути викоpистана для пpийняття бyдь-якиx по-точниx i стpатегiчниx piшень;
- з'являеться можливють пpоводити складнi pозpаxyнки автоматично.
Для автоматизаци автотpанспоpтниx пiдпpиeмств iснyють тpи класи систем: FMS-, TMS-системи, системи GPS-монiтоpингy.
FMS-система (англ. Fleet Management System) - система у^авлшня автогосподаpством, основними завданнями яко'1 е вщо-бpаження pейсiв y базi даниx, pозpаxyнок витpат палива, облiк pо-боти автомобшв, складський облiк та облiк pемонтiв, облiк пpацi та заpплати водив, планування ТО, облiк витpат для кожного автомо-бiля окpемо. Бшьшють систем даного класу pозpобленi на платфоp-мi 1С. Це пов'язано з низькою ваpтiстю як безпосеpедньо ^о^ам-ниx пpодyктiв, так i послуг щодо ïx впpовадження.
TMS-система (англ. Transportation Management System) - система у^авлшня автотpанспоpтом, що поеднуе pоботy iз замовлен-нями, автоматизацiю тpанспоpтноï логiстики, планування оптима-льниx маpшpyтiв, pозpаxyнок ваpтостi пеpевезень.
Система GPS-монiтоpингy - пpогpамне забезпечення, яке компа-нiя отpимye y ^цес кyпiвлi GPS-обладнання. Таке ^ограмне забезпе-
чення дозволяе вiдстежувати мюцезнаходження автомобшв, зливи ПММ, роботу двигуна тощо залежно вщ установлених датчиюв [2].
На ринку компанш, що розробляють програмнi продукти для автотранспортного тдпримства, наразi iснуе двi найбiльш надiйнi: «Парус» та «1С». Цими компашями розроблено для АТП комплексш програмнi продукти: «уПарус - Управлшня автотранспортом» та «1С: Управлшня автотранспортом Стандарт для Украши».
Ршення ]Парус «Управлшня автотранспортом» дозволяе ав-томатизувати облiк подорожнiх лис™, доходiв та витрат, маршру-ПММ, запчастин, акумуляторiв, шин, ремонтiв, складання гра-фiкiв ТО. Також за допомогою системи можна отримувати уявлення про рентабельнють роботи пiдприемства, знизити рiвень зловжи-вань з боку персоналу, отримувати рiзнi звiти та аналггичш зведен-ня. Рiшення штегруеться з GPS-системами та дозволяе вести GPS-монiторинг автотранспорту.
Система володiе функцiональними можливостями, що забез-печують:
- облiк замовлень на транспортне обслуговування;
- оформлення, облiк та обробку подорожшх листiв (зокрема Мiжнародного дорожнього листа (Форма № 1), для вантажного ав-томобiля (Форма № 2), для легкового автомобшя (Форма № 3);
- розрахунок нормативно'1 та фактично'1 витрати пального для автомобшв;
- розрахунок виробггку в подорожнiх листах iз подальшою обробкою шформаци;
- облiк ТО та ремонлв;
- завантаження даних процесингових центрiв за деталiзацiею заправок ПММ;
- облж пального, придбаного за го^вку, безготiвковим розра-хунком, отриманим за талонами, i виданого зi складу або отримано-го вщ третьо'1 особи;
- облж наданих послуг та виконаних робгг у розрiзi замовникiв;
- калькулящя ремонтних робiт. Планування ТО з контролем терм^ та пробiгу. Замовлення на ремонт, створення ремонтного листа та акта виконаних робгг;
- створення авансового звггу на пiдставi даних про заправки ПММ подорожнього листа;
- GPS-трекшг. Iнтеграцiя з GPS-системами з метою повного контролю пересування та мюцезнаходження автомобiля. Вiзуалiза-цiя маршруту на карт^ побудова часового графжа швидкостi авто-мобшя на маршрутi.
На вiдмiну вщ програмного продукту «]Парус», компанiя «1С» у своему програмному продукт запровадила можливють вщслщку-вання статусу виконання завдань з перевезень, облiку замовлень на сервюне обслуговування транспортних засобiв, облiку ремонтiв, що виконанi як на власнш ремонтнiй базi, так i в стороннiх автосервь сах i т. ш. [3]. Безумовно, пропоноваш програмнi продукти е ком-плексними, але вони розрахованi на середш й великi автотранспор-тш пiдприемства й ïx вартiсть становить вщ 300 евро за 1 модуль з установкою на 1 робочш станци. Крiм того, щ програмнi продукти потребують вщповщно'1 подготовки для ïx використання.
Зараз на ринку автотранспортних послуг домiнують невелик АТП та приватнi перевiзники. Для цих тдприемств не завжди вигь дно купувати подiбнi програмнi продукти. Це пов'язано з викорис-танням не повною мiрою можливостей цих програмних продукпв. У наявних невеликих АТП здебшьшого використовують ексклю-зивно розроблеш програмнi продукти. Бiльш випдним у цих випад-ках е автоматизащя на пiдставi наявних шструменлв: електронних таблиць Excel та СУБД Access.
Дотепер залишаеться невирiшеним питання автоматизаци об-робки шформаци в службi експлуатаци, розраховано'1 для малих автотранспортних пiдприемств.
Невир1шен1 складов! загально'1 проблеми. Вiдсутнiсть на ринку програмних продукпв таких, як були б доступними для малих АТП, привело до необхщност розробки питання автоматизаци ш-формацшно'1 бази служби експлуатаци таких АТП.
Формулювання шлей статть Метою дано'1 статл е створення автоматизовано'1 шформацшно'1 системи служби експлуатаци автотранспортного тдприемства за допомогою СУБД Microsoft Access.
Виклад основного матер1алу досл1дження. Для автоматизаци шформащйно'1 системи служби експлуатаци АТП необхщним е питання створення шформацшно-лопчно'1 моделi бази даних (БД), склад таблиць БД, обстеження маршрутiв руху документiв ще'1 слу-
жби тощо. Yci щ питання були ранiше розглянутi та зроблеш про-позици, якi наведеш в [4].
Одним з основних елементiв СУБД Access, як i взагалi будь-яко'1 СУБД, е таблиця. Саме в таблицях БД збертають усю свою шформа-цiю, i робота з новою БД починаеться 3i створення таблиць [5].
Говорячи мовою СУБД, кожний рядок таблиц мiстить данi про один об'ект (ктенлв, автомобiлi). Так, рядок мютить довiдковi данi, а стовпцi таблищ - рiзнi характеристики цих об'еклв - атрибути.
Робота з таблицями складаеться з трьох основних етатв: створення таблиць (опис структури); установления зв'язку мiж ними; робота з даними в таблицях: введення, перегляд, змша, пошук i т. п. Склад таблиць, опис iх структури i зв'язки мiж ними запропоновано в [4]. Унаслщок роботи з елементом «Таблиця в СУБД Access 2007» були сформоваш «Довщник працiвникiв», «Довщник клiентiв», «Довщник автомобiлiв», «Довщник марок», «Довiдник маршру^в», «Подорожнiй лист». Приклад «Довщника пращвниюв» наведено на рис. 1.
» 1 ПутвовипЛпст ''!' 1 Дов>дникАвтомо61л1в _J ДовцникКжеипв ' _J ДовщникМарои ^J Дов1дникМаршрупв 1 _J ДовщннкПрацйвньпив
Имя ПОЛЯ Тип данных Описание
КодГТрац1вника Счетчик
ТабельнийНомер Числовой
ГИБ Текстовый
Посада Текстовый
Роаряд Текстовый
Оклад Числовой
Стаж Числовой
1ндКод Числовой
=
л
а
л Свойства поля
$ Общие Подстановк
О Размер поля Длинное целое
Новые значения П о сл едо ват ел ьн ы е
Формат поля
Подпись
Индексированное поле Да (Совпадения не допускаются)
Смарт-теги
Выравнивание текста Общее
Рис. 1. Таблиця «Довщник пращвниюв» в Access 2007
Наступним кроком тсля створення таблиць е встановлення зв'язюв мiж ними. «Зв'язки» дозволяють установити правила взае-моди мiж таблицями, завдяки чому часто вдаеться значно зменшити обсяг будь-яко'1 бази даних, особливо в тих випадках, коли шфор-мащя повторюеться. Крiм того, забезпечуеться високий рiвень захи-сту вiд некоректного введення шформаци i з'являеться можливiсть уникнути багатьох проблем, пов'язаних зi змiною даних у таблицях.
Зв'язки в реляцшних базах даних визначаються за збiгом зна-чень полiв у рiзних таблицях.
Для роботи 3i зв'язками мiж таблицями в Access використову-еться схема даних (рис. 2). Щоб вiдкрити схему даних, необхщно виконати команду «Сервю ^ Схема даних». Yd зв'язки встановлю-валися вщповщно до 1ЛМ, наведено! в [4].
Рис.2. Схема зв'язюв даних в Access 2007
Основним оброблюваним документом запропонованог бази даних е подорожнiй лист. За допомогою ще! БД буде повнiстю автомати-зована його виписка. Це дозволить скоротити час на виписку, знизити ймовiрнiсть допущения помилок, а також автоматизувати обробку по-дорожнього листа тсля здiйснения процесу доставки вантажу.
Наступним кроком було створення форм. Access дозволяе ор-ганiзувати зручний та штуггивно зрозумiлий iнтерфейс користувача для роботи з даними за допомогою форм. Формами називаються дiалоговi вiкна, що налаштовуються та збер^аються в базi даних у виглядi об'ектiв спецiального типу. Форми використовуються в до-датку для введення й вiдображення даних з таблиць i запитiв.
Форми в пропонованш базi були створенi для всх таблиць БД. Приклад отримано! форми «Довщник автомобiлiв» наведено на рис. 3.
Y робот будь-яко! служби АТП е необхiднiсть створення па-перових документiв. В Access створення таких докуменпв можливе за допомогою елемента «Зв™».
3 ДтвдникАвтомоЫпю
Дов1дникАвтомобкшв
ГаражнийНомер ДержавяийНомер
111 7&5Z
КодМарки
А К
Найменування Проб1гркм Проб!гДоТО-1 Проб!гДоТО-2
ГАЗ-5240 W 11 5 5
МльмстьПалива, л ПоказникСгвдометр КодАвтомоб1ля
100 90 1
Рис. 3. Форма «Довщник автомобШв» в Access 2007
Звгги забезпечують надання користувачам БД необхщно'1 шфо-рмаци в зручному виглядi. Вони дозволяють вибрати з бази даних необхщну користувачу iнформацiю й оформити ii у виглядi докуме-нлв, як можна переглянути й надрукувати. Джерелом даних для звггу може бути таблиця або запит. Крiм даних, отриманих з таб-лиць, у звт можуть вiдображатися обчисленi за вихщними даними значення. Приклад створення звiту «Маршрути» на основi «Довщ-ника кменлв» та «Довiдника маршру^в» наведено на рис. 4.
ДоЫдникМаршрупе
д ч
v кг Пу «1 ч M.XapniB в ул. Су wc «а £
н. Км ч »ул К! рос» 7
-*тз- ил.Харн'т в ул. Тиму ровцев 5А
»1 =1
100 | -JC73-"Ст«рвя" м.Харпе вул.Тмыуpo-euec SA м. Кмаввул. Пунмкм В9
2 В мо«6р« 2015г. стр. 1« а
Рис. 4. Звгг «Маршрути» в Access 2007
Реалiзованi форми й звгги дозволяють здiйснювати подання даних у зручному для користувача вигляд^ забезпечують високий piBeHb коректностi у робот i3 БД, надають можливiсть надання ко-pистувачевi пiдсумкових даних.
Робота в СУБД Access передбачае роботу з наявними таблиця-ми БД. Сутнють цiеí роботи зводиться до створення запитв та фiльтpiв.
Фшьтри е набором умов, що дозволяють вщбирати пiдмножину записiв або сортувати ix. Фiльтpи мають обмеженi можливост i засто-совуються, коли в таблиц або запитi необхщно вщтворити групу запи-сiв, що вщповщають певним умовам. Фiльтpи не е окремим об'ектом, а лише одшею з функцш у pоботi iз записами в Access.
Для контролю роботи водив на пiдставi фшьтраци записiв «Довь дника пращвниюв» були отримаш результати, наведенi на рис. 5.
Одним iз стандартних об'ектв Access е запит. Запити викорис-товуються для перегляду, аналiзу й змши даних в однiй або декшь-кох таблицях. Наприклад, можна використати запит для вщобра-ження даних з одше'1 або декшькох таблиць i вiдсоpтувати 1х у певному порядку, виконати обчислення над групою записiв, здшс-нити вибipку з таблицi за певними умовами. Сам запит не мютить даних, але дозволяе вибирати даш з таблиць i виконувати над ними низку операцш [5].
3 ДОВ|ДНИКП[Щ|ВНИК|В
КодПрацшн • ТабельнийНомер ■■ ПБ Посада •J Розряд Оклад Стаж 1ндКод - L
+ 8 Робко Н. Г. ВОД1Й 2 3000 5
+ 9 1698 КатиливецьД.В. aofliS 1 3000 5 978965489
+ 13 85% ЛукьянченкоЛ.П НОД|Й 3 3000 3 823564879
+ 17 5698 ХабенкоМ.Е. В0Д1Й 5 3500 5 120365891
+ 18 2356 Боков В.Б. BOflifi 5 3500 8 187569583
13 1236 Баканов Е.Р. воды 2 3000 8 336587520
+ го 1254 Марченко Д.Д. В0Д1Й 2 3000 20 269658745
+ 21 1236 Мачуженко Г.1. BOflifi 2 3000 10 236954868
± 22 3658 Ждан Д.А. BOflifi 1 3000 10 123684593
+ га 2004 TpiLJHH A.A. BOflifi 4 3000 1 130547962
± 29 6950 Злобш В.Г. BOfliH 3 3000 1 584729143
+ 30 1289 ТептелевД.В. BOflifi 3 3000 3 254897658
Рис. 5. Результати фшьтрацй' даних
Для створення запиту, що мiстить iнфоpмацiю про пращвниюв та !х оклад, було створено запит з параметрами (рис. 6).
р - П1Б - Посада - Оклад
Гриченко В.К, директор 5500
2695 мельник м.н заступник директора 5000
1245 Громзай С.Н. директор 5500
1239 Чернецький Л.П. заступник директора 5000
1258 М1левський М.Ю. секретар 4000
4785 ВинникЛ.1. менеджер по експлуатацП 3500
1256 Светша В.Л. черговий диспетчер 4500
1414 Мармутта А.Г. старший диспетчер 3500
1265 Лукьяненко Ф.В. л1н!йний диспетчер 4500
4582 ВовкЛ.П. головний ¡нженер 5ООО
1256 Чормоус И,И. головний ¡нженер 5000
14/8 марохоеська м.д секретар оиии
56ЭЗ Хабенко М.Е. вод!Й_ 3500
2356 Боков В.В. водж 3500
2585 ГуликД.В- секретар 4000
1212 Гашинська А.А. л1н!йний диспетчер А500
3415 Зеленохат Г.1. головний ¡нженер 4500
1274 Пахоменко В.А. менеджер по експлуатацн 4500
8978 Лпр1на Д-А. секретар АООО
Рис. 6. Результат виконання запиту
Реалiзацiя запитiв дозволяе робити B^ipKy даних за певними умо-вами, що е пщставою для автоматизованого ведення докyментообiгy.
У запропонованш БД головним елементом гpафiчного штер-фейсу стане кнопкова форма, що забезпечуе швидкий доступ до всiх об'ектiв БД.
Кнопковi форми мютять кнопки, що дозволяють обирати осно-внi функци або пiдсистеми додатку. Кнопкова форма пропоновано'1 БД «Freight traffic» наведена на рис. 7.
Freight traffic
Таблиц! Форми Ф1льтри
Зб1ти Запит и
ВИХ1Д
Рис. 7. Головна сторшка Freight traffic
Таким чином, очевидно, що разом з техшчними питаниями ор-гашзаци БД дуже важливо забезпечити додаток зручним штерфей-сом. Access дозволяе забезпечити базу даних усiма необхiдними елементами iнтерфейсу - меню й панелями шструменлв, формами для введення даних. Усе це оптимiзуе роботу з базою даних та надае додатку закшченого вигляду.
Висновки. Основними щлями автоматизаци шформащйно'1 системи е тдвищення якостi функцiонування об'екта шформатиза-ци за рахунок тдвищення швидкост обробки шформаци, зниження трудомюткост отримання довiдкових даних, переходу до безпапе-рово'1 технологи, пiдвищення швидкост обмiну даними мiж тдсис-темами. Створена програма «Freight traffic» призначена для зберь гання та облжу шформаци в службi експлуатаци АТП. Створення та впровадження програми «Freight traffic» дозволяе вести бшьш опе-ративний облiк у сферi дiяльностi пiдприемства. Використання програми «Freight traffic» дозволить полшшити, прискорити та спрос-тити облiкову роботу тдприемства, що пiдвищить ефективнiсть роботи АТП.
Л1тература
1. Деркач G. Автоматизащя автотранспортного п1дприемства. Акту-альн1 проблеми та 1'х вир1шення / G. Деркач // Перев1зник . - 2014. - № 2 (49). -C. 24-26.
2. Деркач С. Автоматизащя автотранспортного тдприемства. Актуаль-m проблеми та 1'х вир1шення / С. Деркач // Перев1зник. - 2014. - № 3 (50). -C. 15-17.
3. 1С: Управление автотранспортом. Стандарт для Украины. - Электронный ресурс Режим доступа: http://rarus.com.ua/transp/1s_upravlenie_ avtotransportom_standart_dlya_ukrainy_/#uat 1.
4. Ачкасова Л.М. Розробка шформацшно1 системи служби експлуатаци АТП / Л.М. Ачкасова // Економжа транспортного комплексу: зб1рник нау-кових праць. - 2007. - Вип. 11. - С. 71-77.
5. Бекаревич Ю. Самоучитель Microsoft Access 2000 / Ю. Бекаревич, Н. Пушкина. - С.Пб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2007. - 480 c.
Рецензент: В. Г. Шинкаренко, докт. екон. наук, проф., ХНАДУ.
Стаття надшшла до редакцп 22.02.2016 р.
