CC BY
196
Анализ управления загруженностью должностных лиц таможенных постов Analyzeof workload management of customs posts’ officials
Костина Анастасия Олеговна
Аспирант
Научно-исследовательский центр Российской таможенной академии
Г осударственный таможенный инспектор отдела таможенного оформления и таможенного контроля Пушкинский таможенный пост Балтийской таможни
e-mail: KostinaAO@gmail.com KostinaAnastasiiaOlegovna Post-graduate student Scientific Research Center of Russian Customs Academy Customs officer of customs clearance and customs control department
Customs post Pushkinskij of Baltic customs
Аннотация
В статье проведен анализ управления загруженностью должностных лиц отделов таможенного оформления и таможенного контроля внутренних таможенных постов на примере Балтийской таможни.Неявная форма средней величины уровня нагрузки использована в качестве показателя эффективности управления загруженностью. Выявлено три вида колебаний нагрузки: квартальные, недельные и колебания в течение рабочего дня. Проблема неравномерной загруженности отрицательно влияет на качество таможенного контроля в периоды пиковых нагрузок. Обоснована необходимость разработки методического подхода корганизации работы инспекторского состава с постоянной интенсивностью.
Annotation
In this article the workload management of officials ofcustoms clearance and customs control departments ofinternal customs posts has been analyzed on the example of the Baltic Customs. An implicit form of the average loadvalue is used as indicator of the workload management effectiveness. Three types of workload fluctua-tionsare identified: quarterly, weekly and fluctuations during the workday. The problem of the irregular workload negatively affects the quality of customs control at peak periods. The necessity of institution of a methodological approach to theregulation of
the stuff work at a constant rateis substantiated.
Ключевые слова: внутренний таможенный пост; персонал отделов таможенного оформления и таможенного контроля; переменная интенсивность то-варопотока; факторы, определяющие нагрузку; колебания среднего уровня нагрузки на инспекторский состав.
Keywords: internal customs post, the staff of the departments of customs clearance and customs control, changing intensity of the trade flow, the factors determining the workload, the inspectors’average workloadvalue fluctuations.
Равномерное распределение нагрузки на персонал организации является немаловажным фактором эффективного управления ресурсами. Как указано в [1, с. 200], «равномерность является отличительным свойством любой высокоразвитой системы: биологической, социальной или экономической». Уменьше-ниенеравномерности нагрузки, сокращение периодов пиковых нагрузок и потерь рабочего времени входит в задачи управления загруженностью персонала организации. В [1, с. 40] установлено, что «равномерная загрузка персонала влияет на конечные результаты производства и позволяет сократить потери рабочего времени до 25% от общего фонда». Однако на практике организация равномерной рабочей нагрузки осложнена вследствиерядапричин. Данное утверждение относится также к системе таможенных органов Российской Федерации.
Переменная интенсивность товаропотока, характерная для международной торговли, создает неравномерность загруженности ресурсов таможенных органов. Учитывая роль таможенных органов в содействии внешней торгов-ле[2]и построении логистическойцепи,указанный фактор не должен отражаться на скорости совершения таможенных операций.
Колебаниям товаропотока наиболее подвержено функционирование системы таможенных органовна уровне таможенных постов, в том числе осуществляющих таможенные операции, связанные с декларированием и выпуском товаров (внутренние таможенные посты, далее - ВТП).Это объясняется тем, что
объем работы ВТП зависит от особенностей экономической и оперативной ситуации в регионе деятельности.
Таким образом, для внутренних таможенных постов характерна неравномерная загруженность имеющихся ресурсов, в первую очередь персонала (государственных таможенных инспекторов1, далее - ГТИ), в силу того что именно персоналвлияет на эффективность использования всех других видов ресурсов. Вместе с тем выполнение большинства контрольных показателей ВТП2 зависят от деятельности персонала отдела таможенного оформления и таможенного контроля (далее - ОТО и ТК). Поэтому далее в статье проведен анализ управления загруженностью персонала ОТО и ТК внутренних таможенных постов.
В качестве объекта исследования из таможен Северо-Западного таможенного управления (далее - СЗТУ)выбрана Балтийская таможня (далее - БТ)в связи с самыми высокими показателями по количеству оформленных деклараций на товары (далее - ДТ) и сумме перечисленных платежей в федеральный бюджет. Анализ функционирования СЗТУ за январь - ноябрь 2013 г., проведенный автором, показал, что наибольшая доля выпущенных3ДТ приходится на БТ и составляет 36,4% (рис. 1).
Основной объем взысканных таможенных платежей в федеральный бюджет в Северо-Западном регионе за этот же период также приходится на БТ-62,5%4. Кроме того, для БТ характерно разнообразие видов транспорта (все виды кроме воздушного) и оформляемых товаров. На всех постах БТ осуществляются таможенный операции, связанные с декларированием и выпуском това-
1 В данном контексте ГТИ включают в себя старших и главных таможенных инспекторов.
2 Действующая в настоящее время система показателей эффективности деятельности таможенных органов введена Приказом ФТС России от 01 марта 2013 г. № 395 «О контрольных показателях эффективности деятельности региональных таможенных управлений и таможен, непосредственно подчиненных ФТС России, на 2013 год».
3 В данной статье под «выпущенными ДТ» подразумевается ДТ, по которым принято окончательное решение, т.е. выпущенные в соответствии с заявленной таможенной процедурой, условно выпущенные, а также отказанные в выпуске и отозванные ДТ.
4 Условно начисленные таможенные платежи не учитывались.
ров. Следует отметить, что в 2007 г. в БТ было пять таможенных постов, в 2010 году - шесть, в 2011 г. на базе шести таможенных постов функционировало семь ОТО и ТК, в 2012 г. на базе восьми таможенных постов - девять ОТО и ТК.
н'
В
К « о
СО
н
г
Рис. Распределение количества выпущенных ДТ по СЗТУ
Проанализируем управление загруженностью персонала ОТО и ТК таможенных постов Балтийской таможни. Уровень нагрузки на должностных лиц ОТО и ТК можно рассчитать как отношение количества ГТИ ОТО и ТК к числу выпущенных ДТ. Полученное среднее значение измеряет действие общих для совокупности закономерностей, а различия в квалификации должностных лиц и трудоемкости ДТ нивелируются. При этом величина уровня нагрузки представляет собой неявную форму средней1. Таким образом, изменения среднего уровня загруженности отражают общую тенденцию динамики нагрузки2, и данную величину целесообразно выбратьв качестве показателя эффективности управления загруженностью.
1 Неявной формой средней в статистике называется такая форма определения средней арифметической величины, при которой остаются неизвестными индивидуальные значения усредняемого признака.
2 Согласно формулировке закона больших чисел, данной П.Л. Чебышевым, чем больше объем однородной совокупности, тем полнее взаимопогашение случайных (по отношению к совокупности в целом и ее законам) элементов признака, полнее и надежнее, с большей вероятностью среднее значение признака измеряет действие общих для совокупности закономерностей [3, с. 140].
40%
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
36%
24% 23%
17%
Н
ё и
^ 3
а
л
н
С использованием указанного показателя автором проанализировано-функционирование ОТО и ТК постов Балтийской таможни (далее - БТ) за 2007
- ноябрь 2013 гг. Результаты анализа для наглядности представлены в виде точеной диаграммы на рис. 2.
Каждый маркер диаграммы разброса отражает ежедневный средний уровень нагрузки на ОТО и ТК постов БТ. Линия тренда1 на диаграмме представляет собой КИХ-фильтр , усредняющий последние тридцать элементов данного временного ряда, что позволяет сгладить колебания данных и таким образом более наглядно показать их характер. Используя данный фильтр, можно проследить квартальные колебания загруженности.
1Как указано в [3, с. 450] понятие тренда (отангл. thetrend - направление, тенденция) было введено в статистику английским ученым Гукером в 1902 г., он предложил называть трендом уравнение тенденции динамики.
2Цифровые фильтры предназначены для обработки (фильтрации) сигналов представленных в виде временных рядов. Фильтр с конечной импульсной характеристикой (КИХ-фильтр) - один из видов линейных цифровых фильтров, характерной особенностью которого является ограниченность по времени его импульсной характеристики, т.е. только ограниченное число членов входного ряда вносит свой вклад в формирование выходного сигнала.
Уровень нагрузки, шт/чел.
40,00
35,00
30,00
25,00
20,00
15,00
10,00
5,00
0,00
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Время, гг.
Рис. 2Средний уровень нагрузки на должностных лиц таможенных постов Балтийской таможни
В 2007, 2008 и 2010 гг. нагрузка возрастает от первого квартала к третьему, уменьшаясь в четвертом. Очевидно, что эту тенденцию нельзя распространить на 2009 г., когда нагрузка была ниже, чем в другие периоды и возрастала вплоть до четвертого квартала, что, безусловно, следствие экономического кризиса в РФ в 2008-2009 гг. С 2011 по 2012 гг. уровень нагрузки снижается, размах колебаний постепенно уменьшается, для 2013 г. характерен боковой тренд с невысокой волатильностью.Снижение нагрузкисвязано с увеличением количества ВТП:в апреле 2010 г. открыт Пушкинский таможенный пост, в январе 2011 г. - ОТО и ТК № 2 Кронштадтского таможенного поста, в апреле 2012 г. открытПарголовский пост, в июле 2012 г. присоединен Янинскийпост Санкт-Петербургской таможни. Уменьшение амплитуды колебаний уровня нагрузки можно объяснить тем, что с 2012 г.число должностных лиц в большей степени коррелирует с распределением количества ДТ. Следовательно, управление загруженностью осуществляется более эффективно.
Таким образом, квартальные колебания нагрузки в БТ могут быть различной интенсивности, однако закономерны спады нагрузки в начале первого квартала (новогодние праздники) и в середине второго (майские праздники), после которых характерен рост уровня нагрузки до третьего квартала и спад в конце четвертого.
Диаграмма (рис. 2) не может в полной мере отразить изменчивость нагрузки на ВТП в течение недели,в связи с этим необходимо подробнее рассмотреть динамику загруженности в течение недели и рабочего дня.В табл. 1 представлена информация о нагрузке на ВТП Балтийской таможни по дням недели за 2011 и 2012 гг. Количество ДТ, обозначенное какХ, означает суммарное число ДТ, выпущенныхза все одноименные дни недели в году. Количество ГТИ, обозначенное ка^, аналогично указывает на суммарное число выпускавших ДТ таможенных инспекторов.
Например, первая строка табл. 1 сообщает, что за все понедельники 2011 г. (которых было пятьдесят два) 2922-ядолжностными лицами было принято решение по 43179декларациям на товары. В последнем столбце табл. 1 рассчитан уровень загруженности А по формуле (1), отражающий среднее количество ДТ, выпущенных одним ГТИ в каждый одноименный день недели за год.
Ук г __ ^п=1л-п
Хп=1Уп
гдеА - средний уровень нагрузки, шт./чел.,
хп - количество ДТ в каждыйп-й день недели года, шт. уп - количество ГТИ в каждый п-й день недели года, чел., К - количество одноименных дней недели в году, дн.
(1)
Таблица 1
Динамика загруженности инспекторов ОТО и ТК внутренних таможенных постов Балтийской таможни по дням недели с 2011 по 2012 гг.
№ п/п Год День недели Количество ГТИ; У, чел. Количество ДТ; X, шт. Загруженность; А, ДТ/чел.
1 2011 пн 2922 43179 14,78
2 2011 вт 3039 58248 19,17
3 2011 ср 3071 62546 20,37
4 2011 чт 3109 62442 20,08
5 2011 пт 3060 64459 21,07
6 2011 сб 2525 44764 17,73
7 2011 вс 2255 25703 11,40
8 2012 пн 3959 50761 12,82
9 2012 вт 4116 69496 16,88
10 2012 ср 4163 73922 17,76
11 2012 чт 4235 69692 16,46
12 2012 пт 4175 68270 16,35
13 2012 сб 3578 53006 14,81
14 2012 вс 3199 26115 8,16
Вариацию уровня загруженности Аможно оценить с помощью размаха вариации ^2011= 9,67ДТ/чел, R2012= 9,6 ДТ/чел.Значение указанного показателя в течение рассматриваемого периода весьма велико и остается постоянным.
1 Размах вариации - абсолютная разность между максимальным и минимальным значениями признака в изучаемой совокупности [3, с. 154].
Данные табл. 1 целесообразно проанализировать с помощью диаграммы разброса на рис. 3. По оси ординат отмечена величина Y по оси абсцисс - X, каждой такой паре значений соответствует точка на графике, характеризующая нагрузку в каждый день недели в 2011 и в 2012 гг. По точкам построены линии тренда- прямые Y2o11и Y2012> описываемые уравнениями (2) и (3).
Y2oп = 0,0212х + 1759,2 (2)
Y2012 = 0,0215х + 2657,6 (3)
Количество ДТ (X) представлено на точечной диаграмме на рис. 4 как независимая переменная, а количество ГТИ (У) как зависимая. Прямая при этом
показывает ожидаемую линейную связь между ними; точки, рассеянные вокруг прямой, показывают, насколько реальные данные отличаются от ожидаемых.
20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000
Количество ДТ, X, шт.
Рис. ЗЗависимость количества государственных таможенных инспекторов ОТО и ТК постов Балтийской таможни от числа ДТв 2011 и 2012 гг.
Как видно из рис. 3 наиболее удалены от теоретической прямой точки, соответствующие уровню загруженности ГТИ в субботу и понедельник. При данном количестве работавших ГТИ в субботу уровень нагрузки высокий, а в понедельник персонал явно недогружен. Наиболее загруженными днями в 2011 г. были среда и пятница, в 2012 г. - вторник и среда.
Используя уравнения (3) и (4), можно спрогнозировать случай отсутствия ДТ (х=0), например, в праздничный день, и рассчитать, что в этом случае в 2011 г. в среднем в каждом ОТО и ТК Балтийской таможни работало бы пять человек (1759,2/52/7=4,8 чел), в 2012 - шесть человек (2657,6/52/9=5,7 чел.). Несмотря на то, что данные получены только за два года, результат расчёта явно указывает на недостаточно эффективное использование персонала: неполную занятость ГТИ для приведенного примера.
В целях более полного представления о динамике загруженности на ОТО и ТК внутренних таможенных постов БТ необходимо также проанализировать колебания нагрузки в течение рабочей смены. Рассматривая меньший период времени, целесообразно учитывать количество поданных ДТ, т.к. действия, направленные на регистрацию и выпуск ДТ, конкурируют между собой и выполняются каждым ГТИ по очереди.При этом трудозатраты на выпуск ДТ, безусловно, выше. Численность должностных лиц в течение рабочего дня остается неизменной, либо меняется незначительно, поэтому нагрузка прямо пропорциональна количеству поданных и выпущенных ДТ. На рис. 4 в виде графиков приведены суммарные данные о поданных и выпущенных ДТ за каждый час рабочего дня за 2012 г., полученные соответственно по формулам (4) и (5). Следует отметить, что все посты БТ работают ежедневно 9.00 - 21.00 (в конце каждого квартала в целях выполнения контрольных показателей возможно продление рабочего дня до 22 часов) с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.
гдеX - суммарное количество выпущенных ДТ по часам за смену, шт., xn - количество ДТ, выпущенных за каждыйп-й час, шт.,
B - суммарноеколичество поданных ДТ по часам за смену, шт.,
Ьп - количество поданных ДТ за каждыйп-й час, шт.,
H - количество рабочих часов в году, ч.
Х = Ж=1х„ В = Я=1Ь„
п=1 п
(4)
(5)
Количество ДТ, шт. 100000
80000
60000
40000
20000
0
09 10 11 12 13 ,4
15 16 17 1й
17 18 19
20
Количество выпущенных ДТ, X, шт. Количество поданных ДТ, В, шт.
21 22 Время, ч.
Рис. 4 Распределение ДТ в течение рабочей смены в 2012 г. в Балтийской таможне
Как следует из рис. 6, вторая половина рабочего дня более загружена, т.к. инспекторский состав с одной стороныпродолжает осуществлять регистрацию ДТ, а с другой стороны выпускает большее количество ДТ, чем в первой половине. Наибольшее число ДТ, выпущенных в конце смены, обусловлено ожиданием ответов декларантов на запросы и применением форм таможенного контроля.
Таким образом, по графикам загруженности ВТП в различных временных разрезах прослеживаются три вида колебаний уровня нагрузки: квартальные (рис. 2), в течение недели (рис. 3) и в течение суток (рис.4). Оценить интенсивность вариации значений изучаемых признаков позволяеткоэффициент вариации. Коэффициент вариации является наиболее распространенным и общепринятым показателем вариации и определяется по формуле (6).
—---------- (6)
где V - коэффициент вариации,
- число наблюдений,
- индивидуальное значение показателя,
- средняя величина.
В табл. 2 приведен расчет коэффициента вариации для данных по трем видам колебаний для ВТП Балтийской таможни за 2008 - 2012 гг.
Таблица 2
Расчёт коэффициента вариации для ВТП Балтийской таможни за 2008 - 2012 гг.
Вид колебаний Признак Коэффициент вариации, V, %
2008 г. 2009 г. 2010 г. 2011 г. 2012 г.
По кварталам (с первого по четвертый) Количество ГТИ 6,85 2,71 12,20 16,29 12,66
Количество ДТ 8,73 20,12 19,01 11,05 10,72
Уровень нагрузки 5,06 18,32 8,49 8,39 3,24
По дням недели (с понедельника по воскресенье) Количество ГТИ 15,48 23,57 17,32 10,76 9,15
Количество ДТ 30,21 34,01 26,55 25,73 26,66
Уровень нагрузки 20,40 18,14 16,44 18,32 20,85
По часам (с 9.00 до 22.00) Количество поданных ДТ 57,04 63,55 50,98 45,91 49,02
Количество выпущенных ДТ 85,82 84,09 86,74 66,04 69,69
Из табл. 2 очевидно, чем больше значение коэффициента вариации, тем значительнее разброс колебаний значений изучаемых признаков. Оценка степени интенсивности вариации возможна только для каждого отдельного признака [3, с. 160]. Согласно [1, с. 200] «стремление избегать перегрузок и излишних стрессов, отказ от бездумного времяпрепровождения более свойственны нормальному человеку». В связи с этим в рассматриваемом случае колебания могут быть оценены как незначительные, т.е. приемлемые, если коэффициент вариации меньше 10%, средние при коэффициенте вариации от 10% до 25%, и если коэффициент вариации превышает 25%, то колебания сильные (неприемлемые) [4]. Следует отметить, что если количество должностных лиц в смене коррелирует с колебаниями объема работ, то в этом случае коэффициент вариации уменьшается.
По данным табл. 2 коэффициент вариации совокупности числа ГТИ и ДТ по кварталам свидетельствует о незначительных и средних колебаниях, при этом колебания уровня нагрузки на ГТИ приемлемые (кроме 2009 г., когда коэффициент вариации составлял 18,32 %). Коэффициент вариации количества выпущенных ДТ по дням недели по всем годам больше 25 %, что указывает на
значительную нестабильность работы системы.
Поскольку, количество сотрудников в смене в течение недели меняется менее значительно, характерны крайне высокие колебания уровня нагрузки. Наиболее неоднородно распределение нагрузки в течение рабочего дня: число принятых решений по ДТ сильно колеблется по часам работы смены, в то время как количество должностных лиц остается неизменным.
Проведенный статистический анализ позволяет сделать вывод о том, что средняя нагрузка на инспектора подвержена трем видам колебаний: квартальным, в течение недели и в течение рабочей смены. Очевидно, что более детальный статистический анализ расширил бы приведенный вывод, однако, целью статьи является выявление общих закономерностей.
Пиковые нагрузки на инспекторский состав неизбежно приводят к увеличению очереди ДТ, ожидающих регистрации. Это вынуждает ГТИ сокращать время, отведенное на проверку сведений, заявленных в одной ДТ, и соответственно увеличивает вероятность допущения ошибки [5, с. 17]. Волатильность уровня нагрузки особенно характерна для таких периодов, как неделя и рабочий день, и требует оптимизации процессов управления загруженностью персонала ВТП.
Таким образом, с помощью введенного показателя среднего уровня нагрузки на ГТИ и изучения его вариации научно доказано существование объективной проблемы недостаточно эффективного управления загруженностью такого ресурса таможенного поста как персонал ОТО и ТК в условиях колебаний товаропотока. Один из способов управления этим ресурсом - разработка методического подхода с целью организации работы инспекторского состава с постоянной интенсивностью, при которой потребность в персонале в каждый период времени как можно меньше отличается от численности и состава смены.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация труда персонала: Учебник. -М: ИНФРА-М, 2008. - 320 с.
2. Федеральный закон РФ от 27.11.2010 №311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» // Собрание законодательства РФ. - 2010. - № 48. - Ст. 6252.
3. Елисеева И.И., Юзбашев М.М. Общая теория статистики: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 656 с.
4. Бузукова Е.А. Анализ ассортимента и стабильности продаж с использованием АВС- и XYZ-анализа // Управление продажами. - 2006 - №3.
5. Белоножкин Ю.Н. Методологические основы и критерии оценки деятельности таможни. Дис... канд. экон. наук / РТА. - М., 2001. - 202 с.
