Анализ бизнес-процессов кафедры вуза как основы разработки стратегии автоматизированного управления кафедрой Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

ИЗВЕСТИЯ

ПЕНЗЕНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА имени В. Г. БЕЛИНСКОГО ФИЗИКО-МАТЕМАТИЧЕСКИЕ И ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ № 18 (22) 2010

IZVESTIA

PENZENSKOGO GOSUDARSTVENNOGO PEDAGOGICHESKOGO UNIVERSITETA imeni V. G. BELINSKOGO PHYSICAL, MATHEMATICAL AND TECHNICAL SCIENCES № 18 (22) 2010

УДК 004.4

АНАЛИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КАФЕДРЫ ВУЗА КАК ОСНОВЫ РАЗРАБОТКИ СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО УПРАВЛЕНИЯ КАФЕДРОЙ

© М. В. БАКАНОВА

Пензенский государственный педагогический университет им. В. Г. Белинского, кафедра прикладной математики и информатики e-mail: bakanova@spu-penza.ru

Баканова М. В. - Анализ бизнес-процессов кафедры вуза как основы разработки стратегии автоматизированного управления кафедрой // Известия ПГПУ им. В. Г. Белинского. 2010. № 18 (22). С. 104-109. - В статье проведен анализ бизнес-направлений и бизнес-процессов кафедры вуза как единицы бизнеса на рынке образовательных услуг. Построена схема деятельности кафедры, выявлены бизнес-процессы кафедры, разработана матрица распределения ответственности.

Ключевые слова: модель организации, модель «как есть», основные бизнес-процессы, обеспечивающие бизнес-процессы, бизнес-процессы управления, бизнес-процессы развития

Bakanova M. V. - The analysis of business-processes of University’s chair as a basis for the development the strategy of automated chair management // Izv. Penz. gos. pedagog. univ. im.i V. G. Belinskogo. 2010. № 18 (22). P. 104-109. -

The article deals with the analysis of the business-directions and business-processes of the University’s chair as a business-unit in the educational market. The scheme of chair’s activity is built, the chair business-processes are revealed, a matrix of responsibility distribution is created.

Keywords: the model of organization, model «as it is», main business-processes, providing business-processes, management business-processes, development business-processes

Для качественного и эффективного решения задач планирования и совершенствования деятельности любого предприятия осуществляются моделирования, анализ и оптимизация его бизнес-процессов. Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч согласованных функций и операций.

Детальная бизнес-модель позволит:

- описать, «увидеть» и скорректировать будущую систему до того, как она будет реализована физически;

- уменьшить затраты на создание системы;

- оценить работы по времени и результатам;

- достичь взаимопонимания между всеми участниками проекта;

- улучшить качество создаваемой системы.

Построение и оптимизация бизнес-модели организации осуществляется в пять этапов:

Этап 1. Разработка модели организации “как есть”.

Этап 2. Анализа модели организации “как есть”.

Этап 3. Разработка модели организации “как надо”.

Этап 4. Разработка плана перехода из состояния “как есть” в состояние “как надо”.

Этап 5. Внедрение изменений и построение организации “как надо”.

В статье подробно рассматривается первый этап по описанию организации “как есть”, состоящий из четырех шагов.

На первом шаге описываются бизнес-

направления, которые реализует предприятие. На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, выполняемые на предприятии для реализации бизнес-направлений. На третьем шаге описывается организационная структура предприятия, и на четвертом - распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы.

Шаг 1. Разработка перечня бизнес-

направлений.

Любой организации присущи несколько направлений и видов деятельности (рис. 1).

Рассмотрим деятельность кафедры как единицы бизнеса на рынке образовательных услуг в соответствии с моделью, представленной на рис. 1.

Кафедра является основным структурным подразделением вуза, осуществляющим учебную, методическую и научно-исследовательскую деятельность

по одной или нескольким родственным дисциплинам, внеучебную работу со студентами, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации [2].

Согласно своему статусу, все кафедры отвечают за соответствие образовательных программ и осущест-

вляемого ими учебного процесса требованиям государственных стандартов и других нормативно-правовых документов. Кафедры также ответственны за подготовку кадров высшей квалификации с учетом научных направлений и специальностей кафедры, а также за организацию научной и воспитательной работы со студентами.

Рис. 1. Виды деятельности предприятия

В соответствии с направлениями деятельности кафедры делятся на три вида: общеобразовательные (общеуниверситетские), общепрофессиональные и специальные, а также кафедры можно подразделить на выпускающие и невыпускающие.

Общеобразовательные (общеуниверситетские) кафедры осуществляют подготовку специалистов по общеобразовательным и естественнонаучным дисциплинам, общим для стандартов и учебных планов всех или подавляющего большинства направлений подготовки специалистов.

Общепрофессиональные кафедры осуществляют подготовку специалистов по общепрофессиональным дисциплинам, входящим в стандарты отдельных групп направлений подготовки бакалавров, дипломированных специалистов и/или магистров.

Специальная (академическая, межвузовская, межотраслевая) кафедра - это кафедра, ведущая преподавание спецкурсов или осуществляющая подготовку либо переподготовку специалистов по узкому специальному профилю. Она создается специальным решением Ученого совета вуза, в котором оговаривается сфера и порядок ее деятельности.

Выпускающие - это кафедры, приобретающие статус выпускающей согласно приказу по университету, в котором ей поручается быть ответственной за подготовку и выпуск специалистов по соответствующей учебной специальности или направлению.

Независимо от статуса кафедры ее главной задачей является организация и осуществление на высоком учебно-методическом уровне подготовки спе-

циалистов (определенного направления) высокой профессиональной квалификации, воспитательной работы среди студентов, преподавателей, сотрудников, научных исследований по профилю кафедры, подготовка научно-педагогических кадров и повышение их квалификации (рис. 2).

Необходимо отметить, что организационнометодическая работа представляет собой как отдельный вид деятельности кафедры, связанный с организацией делопроизводства (как показано на рис. 2), так и обеспечивающий процесс для других видов деятельности.

Основываясь на модели видов деятельности кафедры вуза (рис. 2), определим содержание основных бизнес-направлений для любой кафедры:

1. По учебно-воспитательной деятельности

учебная деятельность - осуществление образовательного процесса:

- ведение аудиторных занятий на очном и заочном и других отделениях;

- проведение консультаций и индивидуальной работы на очном и заочном отделениях;

- проведение открытых занятий;

- организация производственных и учебных практик;

- входной и итоговый контроль, промежуточная аттестация;

- курсовое и дипломное проектирование;

- государственная аттестация выпускников;

воспитательная деятельность:

- работа кураторов групп;

Деятельность кафедры

Деятельность по развитию кафедры

Разработка стратегии развития кафедры

Маркетинг и связь с производством

Развитие

учебно-методических и научных контактов

Текущая деятельность кафедры

Обеспечение

1. Кадровое обеспечение

2. Методическое обеспечение

3. Финансовое обеспечение

4. Материально-техническое обеспечение

5. Компьютерное обеспечение

X

Основная

деятельность

Учебно-

воспитательная

деятельность

Научно-

исследовательская

деятельность

Социальная

деятельность

Управление

1.Перспек-тивное планирование и управление

2.Управление штатным составом

3.Управление финансами

4. Контроль исполнения

Организационно-методическая деятельность

Рис. 2. Виды деятельности кафедры

- воспитательная работа в общежитии;

- взаимодействие с родителями;

- культурно-массовая работа;

- спортивная деятельность.

организационно-методическое обеспечение учебновоспитательной деятельности:

- разработка учебных и рабочих программ, учебно-методических комплексов;

- участие в методических семинарах и конференциях;

- разработка учебников, учебных и учебнометодических пособий по дисциплинам кафедры.

2. По научно-исследовательской деятельности

научно-исследовательская деятельность - разработка новых методов решения задач и проведение научных исследований:

- участие в конкурсах грантов и программ; заключение хозяйственных договоров на проведение научных исследований;

- подготовка научно-педагогических кадров;

- работа с аспирантами и работа диссертационных советов;

- подготовка научных публикаций;

- проведение научных конференций;

- проведение научных исследований с участием студентов;

- организация НИР студентов (выставок, конкурсов, публикации);

- проведение студенческих конференций и др.

организационно-методическое обеспечение научноисследовательской деятельности:

- участие в конкурсах научных работ и участие в выставках результатов НИР;

- организация работы научного семинара кафедры;

- организация использования результатов НИР в учебном процессе;

- организация научных связей с предприятиями и организациями.

3. По организационно-методической деятельности:

- расчет учебной нагрузки кафедры;

- распределение учебной нагрузки между преподавателями кафедры;

- ведение журнала учета нагрузки;

- контроль посещаемости занятий студентами;

- ведение планов и отчетов по учебно-воспитательной работе;

- ведение индивидуальных планов преподавателей;

- рейтинговая оценка научной деятельности преподавателей, зав. кафедрой и кафедры в целом;

- планирование, отчетность и контроль НИР;

- планирование и отчетность НИР студентов;

4. По социальной деятельности:

- выпуск и трудоустройство выпускников;

- поддержание трудовой дисциплины;

- заработная плата, поощрения и взыскания, материальная помощь сотрудникам;

- спортивный досуг сотрудников;

- участие сотрудников в культурно-массовых мероприятиях;

- организация внешних связей и взаимодействие с различными учреждениями: медцентрами, библиотеками и др.

Шаг 2. Описание работ, функций, бизнес-процессов.

Для представления бизнес-процессов кафедры воспользуемся классификацией бизнес-процессов предприятия [1], представленной на рис. 3.

Ч Основные бишес-процессы Л * создают добавленную стоимость продукта ^ • производят продукт, представляющий ценность для клиента ♦ формируют результат, за который клиент готов платить деньгт ♦нацеленынаполу чени е п р и были ^

Поддерживающие бишес-процессы ч * поддерживают основные бизнес-процессы и процессы развития ♦создают инфраструктуру предприятия

Бишес-процессы ршвития - > * нацеленына получениеприбыли в долгосрочной перспективе • обеспечивют совершенствование деятельности предприятия

Бишес-процессы управления - ♦ нацеленына у правление деятельностью предприятия

Рис. 3. Классификация бизнес-процессов

Определим бизнес-процессы кафедры, исходя из выделенных бизнес-направлений ее деятельности.

Основной бизнес-процесс: ведение образовательной деятельности

Сопутствующие бизнес-процессы: учебно-воспитательная деятельность, научно-исследовательская деятельность, организационно-методическая деятельность, социальная деятельность

Вспомогательные бизнес-процессы: ведение

документации (планы, отчеты), разработка учебнометодических пособий, УМК, учебных программ по дисциплинам, распределение учебной нагрузки между преподавателями и т.д.

Обеспечивающие бизнес-процессы: кадровое

обеспечение (профессорско-преподавательский состав (ППС), вспомогательный персонал); методическое обеспечение - учебная, методическая, научная литература; финансовое обеспечение, материальнотехническое обеспечение - аудитории, лаборатории, оргтехника, компьютеры, мультимедиа-оборудование, прикладные программы.

Бизнес-процессы управления: управление ППС, управление вспомогательным персоналом, управление финансами, контроль исполнения

Бизнес-процессы развития: разработка инновационных технологий обучения, защита диссертаций, повышение квалификации преподавателей и сотрудников, участие в научных исследованиях, грантах.

Рассмотрим более детально различные бизнес-процессы на примере научно-исследовательского направления деятельности кафедры.

Основными бизнес-процессами научно-исследовательской деятельности кафедры являются: повышение научной квалификации, организационнометодическое обеспечение научной деятельности кафедры, ведение финансово-экономической деятельности в рамках НИР (участие в грантах, заключение договоров).

Проанализируем каждый из основных бизнес-процессов в соответствии с предложенной классификацией.

1. Основной бизнес-процесс: повышение научной квалификации

Сопутствующие бизнес-процессы: проведение научных исследований, поступление и обучение в

аспирантуре, написание и защита диссертаций, получение ученой степени, получение ученого звания.

Вспомогательные бизнес-процессы: написание научных публикаций и монографий, статей в научных журналах, участие в конкурсах научных работ, семинарах кафедры и научных конференциях, сдача кандидатских экзаменов, стажировка.

Обеспечивающие бизнес-процессы: финансовое обеспечение (гранты, договора), кадровое обеспечение (преподаватели, соискатели, аспиранты, научные руководители), материально-техническое обеспечение.

Бизнес-процессы управления: перспективное

планирование и управление научной деятельностью, управление преподавателями, соискателями и аспирантами кафедры, управление финансами, контроль исполнения.

Бизнес-процессы развития: разработка инновационных методов и технологий, установление научных связей с предприятиями и организациями.

2. Основной бизнес-процесс: организационнометодическое обеспечение научно-исследовательской деятельности кафедры.

Сопутствующие бизнес-процессы: составление планов и отчетов по НИР преподавателей, составление планов и отчетов по НИР студентов, заполнение рейтингов НИР кафедры, зав. кафедрой и преподавателей

Вспомогательные бизнес-процессы: организация подготовки и издания научных публикаций, участия в научных конференциях, конкурсах научных работ, выставках, проведение научных семинаров кафедры.

Обеспечивающие бизнес-процессы: нормативное обеспечение (стандарты, шаблоны документов, программы конференций и т.д.).

Бизнес-процессы управления: контроль делопроизводства, управление профессорско-преподавательским составом, соискателями, аспирантами кафедры.

Бизнес-процессы развития: разработка новых методов организации и проведения научных исследований, привлечение к научной деятельности кафедры ведущих ученых, получение патентов и лицензий, использование результатов НИР в учебном процессе.

3. Основной бизнес-процесс: ведение финансовоэкономической деятельности в рамках НИР.

Сопутствующие бизнес-процессы: разработка смет расходов грантов и договоров, реализация смет расходов по грантам и договорам.

Вспомогательные бизнес-процессы: подготовка финансовых отчетов, актов об апробации, сопроводительной документации по проектам и проведенным научным исследованиям.

Обеспечивающие бизнес-процессы: финансовое обеспечение научных исследований, повышения квалификации и других научных мероприятий, техническое и программное обеспечение финансовой деятельности.

Бизнес-процессы управления: перспективное финансовое планирование и управление, управление финансами по грантам и договорам, управление финанса-

ми, контроль исполнения расходов, анализ эффективности научной деятельности.

Бизнес-процессы развития: разработка новых методов распределения финансов и оплаты за научную деятельность.

Такое подробное разделение каждого вида деятельности на бизнес-процессы существенно облегчает разработку общей стратегии управления кафедрой.

Шаг 3. Описание организационной структуры.

Организационная структура является третичным элементом при построении организации и является всего лишь средством реализации бизнес-направлений и бизнес-процессов компании.

Организационная структура кафедры определена штатным расписанием (рис. 4).

Заведующий кафедрой

1 Г 1 г 1 г

Вспомогательный персонал кафедры

Секретарь кафедры

Лаборанты кафедры

Инженеры кафедры

ППС кафедры

Профессора

Доценты

Старшие

преподаватели

Ассистенты

Заместитель(и) заведующего кафедрой

Заместитель зав. кафедрой по учебной работе

Заместитель зав. кафедрой по научной работе

Профорг кафедры

Рис. 4. Организационная структура кафедры

Шаг 4. Описание распределения ответственности.

На четвертом шаге определяется соответствие между результатами второго и третьего шагов по описанию деятельности “как есть” - соответствие между бизнес-процессами и организационной структурой предприятия. Для решения этой задачи используется такой инструмент, как построение матрицы распределения ответственности. Столбцы матрицы содержат виды работы, которые выполняются на предприятии -результаты шага 2. А строки - структурные подразделения и должности исполнителей - (результаты шага 3). В клетках матрицы ответственности указывается, кто в какой работе принимает участие, и кто за какую работу отвечает. При этом используются следующие обозначения: О - ответственный за работу; И - исполнитель работы.

Если при построении матрицы распределения ответственности в компании окажется, что за работу отвечают несколько человек, либо ни одного, то нужно показать сложившуюся ситуацию “как есть”, поставив либо несколько символов “О” напротив данной работ, либо ни одного. Часто в данной ситуации сотрудники компании склонны показывать картину “как надо”, искажая тем самым работы по описанию деятельности

“как есть”. При дальнейшем анализе модели организации “как есть” и разработке оптимальной модели “как надо” на данную ситуацию необходимо обратить особое внимание и внести в модель соответствующие изменения.

В реализации конкретной работы могут участвовать несколько сотрудников и структурных подразделений, но в менеджменте ответственный за выполнение работу должен быть только один. Это базовое правило построения эффективной организации.

В табл. приведена матрица распределения ответственности, связывающая бизнес-процессы и исполнителей кафедры вуза.

Таким образом, построенные модели бизнес-процессов имеют большое практическое значение, так как, с одной стороны, они позволяют осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности, а с другой стороны, помогают осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов, что позволит в дальнейшем автоматизировать существующие бизнес-процессы в корпоративной информационной системе предприятия.

Таблица

Матрица распределения ответственности

Организационнаяструктура кафедры Бизнес-процессы кафедры Зав. кафедрой Зам. по уч. работе Зам. по науч. раб. Профорг Профессора Доценты Ст. преподаватели Ассистенты Секретарь Лаборант Инженер

Основные бизнес- процессы кафедры Учебно-воспитательная деятельность О ОИ И И И И

Научно-исследовательская деятельность О ОИ И И И И

Организационно-методическая деятельность И И И И И И И

Социальная деятельность О О И

Обеспечивающие бизнес-процессы кафедры Кадровое обеспечение

Методическое обеспечение О И И И И

Финансовое обеспечение И

Материально-техническое обеспечение И И

Бизнес- процессы управления Управление ППС О

Управление вспомогательным персоналом О

Управление финансами О

Стратегическое управление ОИ

Бизнес- процессы развития Разработка инновационных технологий обучения О О И И И И

Повышение квалификации ППС О И И И И

Развитие финансового обеспечения (гранты) О И

Развитие связей с производством И И

Развитие научно-методических и научных контактов И И

Следующим этапом работы является построение модели «как должно быть» и совершен переход от модели «как есть» к модели «как должно быть».

На основе анализа обеих моделей принимается решение, каким образом целесообразно осуществлять переход от модели «как есть» к модели «как должно быть»: «легкий» реинжиниринг - путем совершенствования технологий на основе оценки их эффективности (при этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения от-

дельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников); «жесткий» реинжиниринг - радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007. 240 с.

2. Резник С.Д. Управление кафедрой. М.: ИНФРА-М, 2004. 635 с.